Agencije koje se bave vizama rade sa velikim brojem klijenata, dokumenata i statusa koji se stalno mijenjaju. Kada se takav sistem vodi ručno — greške, sporost i konfuzija su gotovo neizbježni. U ovom case study-ju pokazujem kako smo transformisali jedan takav workflow iz haotičnog sistema zasnovanog na Google Sheets-u u automatizovan, pregledan i skalabilan proces.
Problem
Klijent je koristio više Google Sheets fajlova sa velikim brojem sheet-ova koje je koristilo 5 zaposlenih.
Glavni problemi:
- Podaci su se ručno kopirali između sheet-ova kada klijent promijeni status
- Statusi su praćeni pomoću boja (bez standardizacije)
- Nije postojao jasan workflow — sve je bilo “u glavi” osobe koja je sistem pravila
- Uvođenje novih zaposlenih trajalo je dugo
- Fajlovi su se ručno prebacivali u Google Drive foldere
- Email komunikacija nije bila povezana sa podacima
- Pronalaženje informacija trajalo je predugo
Rezultat: spor proces, velika mogućnost greške i zavisnost od pojedinca.
Rješenje
Napravili smo centralizovan sistem koristeći Airtable kao bazu i Make kao “mozak”, uz automatizacije i integracije.
Ključne promjene:
- Jedinstvena baza podataka za sve klijente
- Eliminacija ručnog kopiranja podataka
- Jasno definisani statusi i workflow
Automatizacije koje pokreću procese bez intervencije korisnika
Kako sistem sada funkcioniše
1. Centralizovana baza
Svi podaci o klijentima nalaze se u jednoj Airtable bazi.
- Svaki klijent = jedan record
- Statusi su standardizovani
- Nema više dupliranja podataka po sheet-ovima
2. View-ovi po korisnicima
Svaki zaposleni ima svoj view:
- vidi samo kolone koje su mu potrebne
- vidi samo klijente sa kojima treba da radi
- nema konfuzije niti nepotrebnih informacija
Kada klijent promijeni status, automatski se pojavljuje u view-u sljedeće osobe.
3. Automatizacije unutar sistema
Veliki dio logike je riješen kroz automatizacije:
- promjena statusa pokreće sljedeći korak
- automatsko kreiranje recorda u drugim tabelama
- popunjavanje podataka bez ručnog unosa
4. Integracije (email + dokumenti)
Korištene su integracije za povezivanje sistema:
- Email komunikacija automatski ažurira podatke o klijentima
- Dokumenti se prvo čuvaju u Airtable-u dok su aktivni
- Nakon određenog vremena automatski se prebacuju u Google Drive
- Link ostaje u bazi
5. Eliminacija ručnog unosa
Ranije:
- podaci su se prekucavali iz PDF dokumenata
Sada:
- podaci se čitaju iz JSON fajlova
- record se automatski kreira u bazi
6. Kontrola duplikata
Implementirana je provjera:
- korisnik vidi potencijalne duplikate
- sistem označava stvarne duplikate
Ovo značajno smanjuje greške i dupliranje klijenata.
Rezultati
Promjene su imale direktan i mjerljiv uticaj:
- Vrijeme obrade klijenta:
sa ~1h → na ~10 minuta - Eliminisano:
- ručno kopiranje podataka
- traženje informacija kroz više fajlova
- tumačenje statusa kroz boje
- Smanjene greške u procesu
- Brži odgovor klijentima putem WhatsApp-a
- Lakše uvođenje novih zaposlenih
Da li i vi imate sličan problem?
Ako vaš tim ručno kopira podatke ili gubi vrijeme na repetitivne zadatke — postoji velika šansa da se proces može automatizovati.
Javite se ako želite da analiziramo vaš workflow i pronađemo konkretne uštede.